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Electronic Data Interchange - EDI

 

Wie können Sie sich mit der automatischen Übermittlung von Dokumenten

und Daten in elektronischem Format von Papierunterlagen befreien?


Herausforderung

Eines der größten Probleme, mit dem sich die Einkaufsabteilung und die Finanzabteilung auseinandersetzen müssen, ist der Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Lieferanten. In der Regel werden Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine etc. in Abhängigkeit von den verschiedenen Systemen, die die einzelnen Lieferanten für die Auftragserfassung und die Ausstellung von Dokumenten nutzen, auf dem Postweg, per Fax oder E-Mail übermittelt.

Die Übermittlung von Dokumenten in Papierform beispielsweise zieht in einem Unternehmen viele zeitaufweändige und fehleranfällige Tätigkeiten nach sich, wie die Übertragung der Informationen aus der Papierform in das Verwaltungssystem des Unternehmens, der Verlust eines steuerlich notwendigen Dokuments und die Archivierung.

Lösung

EDI – Electronic Data Interchange: Eine Informationstechnologie, mit der standardisierte Nachrichten ohne menschlichen Aufwand zwischen Informationssystemen ausgetauscht werden können.

Nachdem Sie Würth über Ihr Verwaltungssystem einen entsprechenden Auftrag geschickt haben, kann Ihr Unternehmen mit EDI alle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente in elektronischer Form direkt in Ihrem System empfangen und verwalten, anstatt diese in Papierform handhaben zu müssen,
zum Nutzen der Einkaufsabteilung, der Finanzabteilung und der Verwaltung.

EDI Prozess-Beispiel

Würth kann seinen Kunden zahlreiche Daten in elektronischer Form zur Verfügung stellen:

  • Lieferscheine zur Automatisierung des Wareneinganges
  • Rechnungen für einfachere Einkaufskontrollen und Zahlungen
  • bidirektionale Informationsflüsse, wie die Auftragsbestätigung

Vorteile

Im Vergleich zu traditionellen Verfahren für die Erstellung und den Austausch von Handelsdokumenten ermöglicht EDI einen automatischen, kontinuierlichen und exakten Abgleich der geschäftlichen und steuerlichen Situation zwischen Kunde und Lieferant in Echtzeit und erspart den involvierten Abteilungen zeitaufwändige Tätigkeiten mit geringem Mehrwert.

EDI bietet unter anderem folgende Vorteile:

  • starke Reduzierung menschliches Aufwands
  • Vermeidung von manuellen Fehlern
  • größere Zuverlässigkeit und Genauigkeit der ausgetauschten Informationen
  • größere Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei der Dokumentenverwaltung und -archivierung
  • Einsparung von Zeit und Bearbeitungskosten
  • Abschaffung von Papierunterlagen und damit verbundener Kosten
  • schnellerer Handelsverkehr.

Umsetzung

Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung um die Inhalte, Formate, Zeiten und Modalitäten der Datenübermittlung zu definieren.

Sie sind nicht sicher, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Machen Sie den Test!